Das iPad im Business: Professioneller Einsatz von Management Tools

Das iPad im Business: Professioneller Einsatz von Management Tools

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Trotz seines relativ hohen Preises und einigen Restriktionen bei der Nutzung hat das iPad längst die Herzen vieler Business-Anwender erobert. Schuld daran hat neben der vielfach gerühmten Usability des Geräts auch die große Anzahl an verfügbaren Apps. Wir haben einige der besten Business-Anwendungen für iPad herausgesucht.

Insgesamt gesehen scheiden sich die Geister, ob das iPad nur schick oder auch ein brauchbares Arbeitsgerät ist. Die Auswahl an sehr guten Programmen, mit denen man privat und im Geschäft effektiver arbeiten kann, hat allerdings beim iPad in den letzten Jahren extrem zugenommen. Zu den 300.000 Apps, die seit Eröffnung des App-Store vor zwei Jahren erschienen sind, gesellen sich inzwischen 65.000 iPad-Programme. Darunter sind funktionierende Diktier-Software, neuartige Business-Grafiken, innovative Meeting-Helfer. Viele davon erweisen sich im Business-Alltag als sehr praktisch. Die Produktivitäts-Software ist daher äußerst gefragt, hat aber auch seinen Preis. Zwar bieten Gratis- und Lite-Versionen für viele Anwender bereits einen ausreichenden Funktionsumfang, kostenpflichtige Programme zeichnen sich jedoch häufig durch eine umfangreichere Feature-Liste aus. Außerdem genießen App-Käufer oftmals einen umfassenderen Support vom Hersteller, was gerade im Business-Umfeld ein Pluspunkt sein kann. Ebenfalls wichtig: Einige kostenfreie iPad-Apps sind nicht für den Einsatz in Unternehmen lizenziert. Wir haben die besten Apps unter die Lupe genommen, damit Sie teure Fehltritte vermeiden können.

Das iPad mit den richtigen Apps ausstatten

Einen vollwertigen Windows-PC oder Laptop ersetzt das iPad nicht – muss es aber auch nicht. Denn die innovativen Apps machen vieles wieder wett. Gerade im kreativen Bereich, kleinen Agenturen oder bei Selbständigen kann das iPad punkten. Innovative Kreativitäts- oder Produktivitäts-Apps erscheinen regelmäßig und kosten im Vergleich zu herkömmlichen Programmen nicht mal viel. Ein komplettes Team auszustatten, fällt im Budget kaum ins Gewicht.

Mit dem neuen iPad oder auch iPad 3 genannt, hat Apple es zudem geschafft einen leistungsstarken Prozessor und einen extrem langlebigen Akku zu integrieren, Grundvoraussetzungen für einen Arbeitsrechner. Wer häufig unterwegs ist, wird dabei die 3G-Version schätzen, mit der man unterwegs Zugriff auf relevante Daten hat. Dazu kommen geringes Gewicht, kompakte Abmessungen und die einfache Integration in etablierte IT-Strukturen à la Microsoft Exchange Server. Diese Punkte sprechen klar für das iPad im Unternehmen.

Speziell für Business-Anwender ist aber nicht immer jede der verfügbaren Lösungen auch die optimale. Für die Integration in ein mittelständisches oder ein Großunternehmen erfüllt das iPad beispielsweise nicht alle relevanten Kriterien. Zwar bietet Apple Exchance-Server-Zugang, IMAP sowie verschlüsseltes Surfen (u.a. WPA2 und SSL/TSL, Cisco IPSec VPN). Doch die firmeneigene IT kann kaum eingreifen, weil die File-Struktur geschlossen ist. Apple hat bislang speziell den Anwendern in Business-Bereich noch nicht ausreichend Richtlinien an die Hand gegeben, beispielsweise wie die richtige Konfiguration für den täglichen Arbeits-Alltag oder für den Datenaustausch mit PCs und externen Web-Services zu erfolgen hat.

Die besten iPad Apps zum produktiven Arbeiten

Gerade wenn in Unternehmen mehrere iPads mit gleicher Austattung unter den Mitarbeitern verteilt werden, stellt sich der Admin die Frage, wie dies am schnellsten kostensparend möglich ist. Mit der einer App namens Tarmac, ist dies möglich. Die iPads werden over-the-air eingerichtet. Die App ermöglicht es, mobile Geräte zu verteilen, ohne sie manuell mit einem Rechner verbinden zu müssen. Einstellungen, Zugriffsdaten und Gerätevorgaben werden über personalisierte Profile ausgegeben. Enthalten sind dabei Funktionen wie:

  • Geräte entfernt schützen
  • Passwörter zentral zurücksetzen
  • Geräte löschen
  • Profile im Hintergrund aktualisieren
  • Sicherheitseinstellungen automatisch aktualisieren
  • Inventory Management

Weiterhin können interne Apps unternehmensweit auf die iPads der Mitarbeiter gebracht werden. Dazu werden die entsprechenden Apps im Katalog der Anwendung hinterlegt, auf die berechtigte Nutzer einer definierten Gruppe zugreifen können. Über das personalisierbare Admin-Interface lassen sich einzelne oder mehrere Apps verteilen, neue Versionen hinterlegen oder Apps löschen. Ein praktischen Tool für die Administratoren.

Lesezeichen setzen und Bookmark-Synchronisation

Ein sehr schönes Feature auf dem iPad ist die Möglichkeit häufig besuchte Webseiten direkt auf dem Home-Screen zu bookmarken. Um einen Shortcut auf dem Homescreen hinzuzufügen, muss man im Safari-Browser bei der entsprechenden Seite oben auf den “Senden”-Pfeil und dann auf “Zum Home-Bildschirm” antippen.
Bookmarks häufig besuchter Webseiten können dann für einen besseren Überblick in Ordnern gruppiert werden. Einfach ein Icon antippen und sobald es anfängt zu wackeln, auf ein anderes Bookmark Icon ziehen. Schon ist der Ordner angelegt.

Hat man viele Webseiten im Browser seines PCs oder Macs mit Bookmarks versehen, kann man sie mittels der App XMarks auf das iPad übertragen. Die App ist kostenlos und ermöglicht eine Cloud-Synchronisation von Bookmarks aus dem Internet Explorer, Firefox, Chrome und Safari. Da die XMarks Bookmarks nicht direkt ins Safari des iPads übertragen werden können, lässt man sich diese über die mobile Xmarks Webseite anzeigen und kann sie dann als Shortcut auf den iPad Homescreen senden. Die App Chrome Sync Pro bietet Zugriff auf die Lesezeichen, geöffnete Tabs und die History in Chrome. Die Synchronisierung findet dabei über ein verschlüsseltes Google Docs-Dokument innerhalb eines eigenen Google Kontos ab. Immer beim App-Start synchronisiert “Chrome Sync Pro” die Lesezeichen, die Tabs und den Surf-Verlauf und erlaubt das Öffnen ausgewählter Elemente sowohl in MobileSafari als auch in zahlreichen Dritt-Browsern. Die App kostet lediglich 79 Cent.

Zusammenarbeit und Remote Access

Im Business-Einsatz gehören Videokonferenzen und Präsentations-Sharing zum Alltag. Die gute Nachricht: die meisten werden vom iPad unterstützt. Cisco und Citrix bieten mit WebEx und GoToMeeting native iPad-Apps.

Ciscos WebEx (siehe Abbildung oben) unterstützt Zwei-Wege-Videoconferencing, aber man braucht die entsprechende Bandbreite.

Mit GoToMeeting von Citrix lassen sich Videokonferenzen in HD-Qualität durchführen. VoiP- und Audio-Konferenzen können kombiniert werden. IBM bietet jetzt SmartCloud Meetings (ehemals LotusLive Meetings) auch für das iPad an.

Schaut man auf die Apps zum Remote-Zugriff auf Desktop-Anwendungen, ergibt sich ein ebenso weites Feld. Es gibt eine extrem große Bandbreite an Apps die für das iPad verfügbar sind, speziell für VNC- und RDP-Verbindungen.

Unser Favorit ist WYSEs PocketCloud Pro für 9,99 Euro, der RDP, VNC und auch VMWare View unterstützt. PocketCloud bietet unter anderem Zugriff auf den Arbeitsplatz- und privaten Desktop, auf alle Windows- und Mac-Anwendungen. Man benötigt kein Notebook mehr, um eine wichtige Präsentation zu halten oder von unterwegs eine Tabelle zu ändern. Eine weitere empfehlenswerte App für den Remote-Zugriff ist der kostenlose Citrix Receiver. Dieser eignet sich sehr gut, wenn zu Hause vom iPad schnell ein Zugriff auf Firmendaten und Applikationen erfolgen soll. Als Voraussetzung muss im Unternehmen jedoch Citrix XenApp oder XenDesktop im Einsatz sein, einige große Software Unternehmen wie SAP arbeiten hiermit. Extrem praktisch ist die Möglichkeit den Citrix Receiver mit dem iPhone zu koppeln. Dabei fungiert das Smartphone als Touchpad, mit dem sämtliche Anwendungen via Mauszeiger bedient werden können.

Mit der App TeamViewer hat man die Möglichkeit aus der Ferne mit dem iPad auf den eigenen PC, Mac oder Linux Rechner zuzugreifen und damit alle Programme und Dokumente zu erreichen die man benötigt. Wahlweise kann man mit TeamViewer auch per Screensharing anderen bei Computerproblemen helfen.

Streiflicht über weitere Mangement Apps

Hier noch in Kürze einige der unverzichtbaren Apps für den Business Einsatz:

  • Pear Note ist eine App die eine Audio-Aufnahmefunktion mit einer Notizfunktion verbindet. Die Eingabe von Text erfolgt per Tastatur, gleichzeitig kann im Hintergrund eine Tonaufnahme laufen. Die Pear Note App merkt sich an welcher Stelle die Texteingabe erfolgte. Springt man während des Abspielens auf eine Notiz, dann wird die entsprechende Stelle der Aufnahme dazu abgespielt.
  • Die bekannteste App für Videotelefonie ist Skype. Diese gleichnamige App bietet die Möglichkeit mit anderen Skype-Nutzern kostenlos zu telefonieren und zu chatten. Das lohnt sich besonders, wenn häufig Anrufe und SMS an Telefone im Ausland gehen.
  • Eine der wichtigsten Formen im Business Alltag sind WebEx-Konferenzen geworden. Entsprechend gibt es die gleichnamige App zur Ansicht von Dokumenten & Anwendungen, das Kommentieren von Bildschirmansichten, eine Übersicht über die Meeting-Teilnehmer und den aktiven Sprecher, sowie der Privat-Chat oder Chat mit allen Meeting-Teilnehmern.
  • GoodReader für iPad unterstützt das Betrachten vieler Dokumentenformate einschließlich PDF- und Microsoft-Office-Files, erlaubt den direkt Datentransfer per WLAN auf das iPad und kann Verbindungen zu zahlreichen Cloud-basieren Speicherdiensten herstellen. Mit dieser Anwendung lassen sich PDF-Files aber auch unzählige andere Datenformate, inklusive Microsoft Office, HTML, Bilddaten wie auch Audio- und Videofiles ansehen beziehungsweise öffnen. Weiterhin ist die Verbindung zu verschiedenen Cloud-basierten Storage-Diensten möglich, und der direkte Zugriff auf Dateien die in Google Docs und Google Mail gespeichert sind.
  • Mit Documents To Go Premium können ebenfalls auf dem iPad Office-Dateien editiert werden. Die App ist kompatibel zu Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien und unterstützt für den mobilen Einsatz ausreichend viele Formatierungsoptionen. Aber auch beim Anzeigen von Dokumenten ist Documents To Go Premium stark. Der Anbieter wirbt damit, Office-Dokumente unverfälscht auf dem iPad anzeigen zu können. Darüber hinaus ist allerdings auch die Betrachtung von PDF- und iWork-Dokumenten möglich.
  • Zusätzlich zu den oben bereits aufgeführten Readern und Viewern ist auch Stanza nahezu ein Muss für das iPad. Stanza ist ein E-Book-Reader für das iPad, aber in der Lage EPUB-Dateien zu lesen, die mithilfe des Open-Source-Programms Calibre für Windows, Mac und Linux generiert wurden. Stanza selbst ist auch in der Lage, viele andere Dokumente und neben EPUB auch altere E-Book-Formate zu lesen, was Stanza zu einem sehr leistungsfähigen persönlichen Dokument-Management-Tool macht.
  • Eine weitere sehr populäre Applikation ist Evernote, ein plattformübergreifender Cloud-basierter Service. Mit Evernote lassen sich Notizen machen, Aufgabenlisten erstellen, Fotos aufnehmen, Spracherinnerungen aufzeichnen und diese Notizen durchsuchen.
  • Eine virtuelle Pinwand bietet die App Popplet. Diese eignet sich besonders für Brainstorming Sessions. Bilder, die mit der iPad Kamera aufgenommenen werden können direkt in die App eingepflegt werden.